2.4 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
La
técnica presupuestal sigue un razonamiento específico en su elaboración. Por un
lado, cuenta con un proceso o secuencia que considera las siguientes etapas:
a) La actividad de planeación.
b) La elaboración del presupuesto.
c) La autorización del
presupuesto por parte del comité respectivo.
d)
La implementación.
e) El control presupuestal.
Por otro lado,
tiene que cumplir con ciertos requisitos, entre los que destacan:
a)
La labor de concientización.
b)
Conocimiento general de la empresa.
c)
Establecimiento del periodo presupuestal.
d) Establecer un comité
de presupuestos.
e)
Diseñar un manual de presupuestos.
f)
Coordinación de los departamentos que comprende la firma.
g)
Vinculación de las áreas de conocimiento para la elaboración de los presupuestos.
h) Diseñar un modelo mínimo de planeación de utilidades.
Finalmente, el
presupuesto debe contener, por lo menos, los siguientes apartados:
a) Presupuesto de ventas.
b) Presupuesto de producción.
c) Presupuesto de compras.
d)
Presupuesto de materiales utilizados.
e)
Presupuesto de costo de materiales.
f)
Presupuesto de mano de obra.
g)
Presupuesto de costos indirectos de producción.
h) Presupuesto de
costos de operación.
i)
Presupuesto de inversiones de capital.
j)
Presupuesto de caja.
k) Elaboración de estados financieros proforma.
A continuación, se analizarán, con más detalle, los puntos
importantes de la metodología para la elaboración del presupuesto.
Labor de concientización
Un requisito indispensable para que el presupuesto tenga éxito es la labor de concientización por parte de todos los miembros de la entidad. Cuando se establecen objetivos cuantificables, pueden resultar más sencillos en cuanto a su compresión y logro. Tanto superiores como subordinados deben tener en cuenta que las funciones de planeación y de presupuesto son necesarias para definir el futuro de la organización, y la evaluación del riesgo de llegar a dicho futuro. Todos los participantes son responsables de alcanzar las cifras del presupuesto, por eso, deben formar un equipo evitando cualquier tipo de conflictos o especulaciones en cuanto a la información. Asimismo, deben considerar que, en la medida en que los presupuestos se aproximen a la realidad y se alcancen, los beneficios serán para todos. Es necesario recordar que la empresa es la suma de esfuerzos humano.
Determinación de las características propias de la empresa
Otro elemento importante para quienes ejercen la función presupuestal consiste en conocer cuáles son las características de la empresa para poder inferir su comportamiento y situación futuros. Para llevar a cabo esta actividad, se deben realizar diagnósticos internos y externos con el fin de conocer los niveles de competitividad y atractividad, y de este modo establecer objetivos cuantificables traducidos en pronósticos expresados en cantidades físicas y monetarias. Se deben analizar las variables que se juzguen controlables y no controlables. Si no se conocen las fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas de una empresa, el riesgo de obtener una pérdida es muy elevado.
Actividades que realizan las personas encargadas del presupuesto
Todas las áreas y departamentos de la firma son responsables de la preparación del presupuesto, pero puede existir un personal exclusivo para su elaboración, análisis y control. Las actividades preponderantes de dicho personal son:
a) Lograr concertaciones con todas las áreas que integran a la empresa, de manera que las cifras estén coordinadas.
b)
Estudiar la situación actual de la entidad y la
realización de pronósticos.
c)
Analizar la estructura y naturaleza de los sistemas
de información.
d) Definir la
estructura del sistema presupuestal y sus requisitos.
e) Concentrar los datos presupuestales
y resumirlos en información administrativa y financiera.
f) Revisar continuamente los logros de las cifras presupuestales.
Comité de presupuestos
Un comité es un grupo de personas y expertos que se reúnen dentro de una entidad, para tratar asuntos de importancia que atañen a ésta y al control de una actividad relevante para la organización. El comité de presupuestos es la reunión de directivos que tienen a su cargo la responsabilidad de vigilar la función presupuestal dentro de la entidad.
Características
El comité de presupuestos está integrado por los ejecutivos principales de las áreas que constituyen la empresa. Normalmente, esta figura organizativa aparece en negocios con una capacidad administrativa considerable. Se encuentra presidido por un director de presupuestos, que se elige cada año aproximadamente; en algunas empresas, es el contralor o el director de finanzas el que ejerce esta función por un periodo de tiempo definido. Cabe aclarar que puede auxiliarse de actividades staff o de asesoría.
Funciones
Las principales funciones del comité de presupuestos son:
a) Coordinar la
actividad presupuestal de cada área de la organización.
b)
Establecer las políticas, reglas,
fechas y formatos para integrar el presupuesto (manual de presupuestos).
c)
Definir el periodo
presupuestal.
d)
Recibir la información presupuestal.
e) Discutir las cifras presupuestales.
f)
Definir el tiempo de entrega de la información y sus correcciones.
g) Integrar el presupuesto anual en cédulas y resumir la información en los estados financieros.
h) Coordinar las cifras del presupuesto para que correspondan con el plan estratégico.
i)
Aprobar o autorizar las cifras presupuestales.
j) Ejercer el control presupuestal.
Director del presupuesto
El director del presupuesto es el responsable de la administración y funcionamiento del comité y de la actividad presupuestal. Esta figura es quien coordina el diseño, implantación y control de las cifras e informa al consejo de administración respecto a los resultados de éstas. Puede ocurrir que, en empresas con capacidad administrativa limitada, sólo se cuente con el encargado del presupuesto, quien fungirá como si fuera el comité. El director del presupuesto, como ya se mencionó, puede ser el director de finanzas, el jefe de contabilidad, el contralor o el director de planeación. Existe otra opción: elegir un director de entre los integrantes del comité de presupuestos y cambiarlo cada ejercicio contable.
Manual de
procedimientos para la elaboración del presupuesto
El manual de procedimientos para la elaboración del presupuesto es un documento diseñado por el comité de presupuestos que contiene las políticas relativas al periodo presupuestal, el grado de análisis del presupuesto, fórmulas y medios para calcularlo, formatos para entregar las cifras, lineamientos para la elaboración de información financiera y administrativa, nombramiento de los integrantes del comité de presupuestos y su director, y la manera de ejercer el control presupuestal.
Áreas del conocimiento que intervienen al elaborar el presupuesto
La elaboración del presupuesto requiere de la participación de profesionistas capacitados en alguna de las áreas de conocimiento que se detallan a continuación:
a) Economía. El presupuesto considera leyes y principios básicos de la economía, asimismo, se necesita interpretar indicadores económicos.
b) Matemáticas. La planeación requiere de la formulación de modelos matemáticos como la programación lineal, la técnica de revisión y evaluación de programas, el método de ruta crítica, la teoría de filas, el lote económico de la orden, etcétera.
c) Estadística. La planeación y el presupuesto necesitan de la estadística para definir los pronósticos y sus grados de riesgo.
d) Ingeniería. Es muy útil esta disciplina en el diseño y calidad de los procesos y los productos.
e) Contaduría. Los presupuestos necesitan de la contaduría para la planeación, evaluación, presentación de la información y control de las cifras presupuestales.
f) Administración. Esta disciplina constituye la razón de ser del presupuesto, sobre todo en lo referente a los principios de planeación y control.
g) Informática. Permite el diseño del sistema presupuestal y administrativo que genera información.
Modelo mínimo de planeación de utilidades
El modelo mínimo de planeación de utilidades es aquel que comprende el establecimiento de objetivos y políticas relacionadas con las ventas, la producción, los costos, recursos y gastos. Consta de tres etapas:
a)
La definición conceptual del modelo.
b)
La elaboración de los presupuestos mínimos.
c)
La síntesis y el análisis de los resultados.
El modelo en cuestión influye en:
a)
El diseño de las estrategias para encontrar una
ventaja competitiva sostenible.
b) Promover y asegurar la permanencia del negocio en el largo plazo.
Elaboración de
presupuestos de:
Otra parte importante del modelo mínimo de planeación de utilidades es la elaboración de los presupuestos de ventas, producción, compras, materiales utilizados, costo de materiales, mano de obra, costos indirectos de producción, costo de operación, inversiones de capital y el de caja.
Ventas:
El presupuesto de ventas es la planificación, en términos físicos y financieros, de la cantidad de productos que se espera vender en el ejercicio presupuestal (generalmente un año), así como la determinación de precio al que se van a ofrecer y sus modificaciones. Es en este presupuesto donde se calcula el ingreso principal de la entidad.
Producción:
Una vez que se conoce el volumen de ventas, se está en posibilidad de calcular el volumen de producción que lo cubrirá. El presupuesto de producción es el cálculo predeterminado de las unidades a producir, atendiendo al presupuesto de ventas y a las políticas de inventarios finales establecidas. Es en esta sección en donde se calcula la capacidad de producción a utilizar y se proporciona el parámetro para determinar el consumo y los costos de los insumos. Cabe mencionar que este presupuesto sólo se expresa en términos físicos.
Compras:
Los volúmenes de producción proyectados y la especificación del producto permiten presupuestar la cantidad de materiales que se van a emplear, así como su costo. El requerimiento total de materiales lo realiza el departamento productivo al departamento de compras, y estos dos son los departamentos responsables de elaborar conjuntamente el presupuesto de compras.
Materiales
utilizados:
La secuencia de los materiales estaría incompleta si no se presupuestan las unidades que se tienen que enviar a la producción y que constituyen las salidas del almacén correspondiente. A lo anterior se le conoce como presupuesto de materiales usados. Tanto en este presupuesto como en el expuesto en el punto anterior, se utilizarán tantas cédulas como tipos de materiales empleados.
Costo de materiales:
El presupuesto de costo de materiales está relacionado con el consumo presupuestado de los mismos. La planeación del consumo, a su vez, tiene que ver con las políticas de producción implementadas por el departamento respectivo.
Mano de obra:
El presupuesto de mano de obra representa la planificación de las horas-hombre a emplear en la producción, así como los importes correspondientes a los sueldos y salarios de los trabajadores que intervienen en la transformación. Se pueden utilizar técnicas matemáticas para conocer las cantidades mencionadas, y en su cálculo se deben considerar las disposiciones laborales vigentes.
Costos
indirectos de producción:
Los insumos indirectos y la cuantificación del empleo de la capacidad productiva se presupuestan con base en los volúmenes de producción a ejercer. El presupuesto de costos indirectos se refiere a los conceptos mencionados y se puede calcular empleando las técnicas del prorrateo y del sistema de costos ABC. Los presupuestos de materiales, mano de obra y el de costos indirectos constituyen el costo de producción presupuesto.
Costos de operación:
Las unidades vendidas generan también costos de distribución y de administración, con base en dichas unidades, y atendiendo a los conceptos financieros de estos costos, se realiza el presupuesto de costos de operación. Para su elaboración se puede emplear el sistema de costos ABC.
Inversiones de capital:
El presupuesto de inversiones de capital se refiere a la adquisición de inmuebles, maquinaria, equipo de transporte, mobiliario y equipo, etc. En otras palabras, trata de las inversiones de activos necesarios para la operación del negocio que se van a realizar durante el periodo presupuestal.
Caja:
El presupuesto de caja es aquel que se calcula atendiendo a las entradas y salidas de efectivo, en otras palabras, tiene que ver con el flujo de efectivo proyectado y es consecuencia de toda la actividad presupuestal en conjunto. Se elabora atendiendo a las políticas para el manejo de dinero establecidas en la entidad.
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